Ze względu na wymogi finansowania inwestycji stawiane przez banki inwestorom, a zarazem przyszłym wynajmującym, zależy na szybkim wynajęciu powierzchni biurowych. Najlepiej jeszcze na etapie przed rozpoczęciem budowy biurowca. Wśród zachęt motywujących do wyboru konkretnej lokalizacji znajdują się przede wszystkim upusty w czynszu lub okresowe zwolnienie z niego czy też brak opłat za miejsca parkingowe. Jeżeli właścicielowi zależy na kliencie z pewnością podejmie się negocjacji. Można liczyć na zwolnienie z czynszu sięgające od jednego do sześciu miesięcy przy umowie pięcioletniej. - Wynajmującym niejednokrotnie znacznie łatwiej jest obniżyć czynsz lub zaoferować pomoc w przeprowadzce, aniżeli przystać na długi okres bezczynszowy - mówi Andrzej Brochocki z Kancelarii Brochocki Nieruchomości.

Co ważne im większa jest powierzchnia i bardziej prestiżowy najemca, tym bardziej właściciel budynku biurowego będzie skłonny do podjęcia rozmów i negocjacji warunków umowy. - Duzi i prestiżowi najemcy mogą liczyć na wykończenie biura pod klucz bez ponoszenia dodatkowych kosztów – dodaje Andrzej Brochocki.

Dobrze spisana umowa najmu gwarantuje najemcy, że wynajmie powierzchnię dokładnie taką, jaką chciał, za kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na ten cel i na warunkach które uzgadniał. W trakcie negocjacji należy wziąć pod uwagę i przewidzieć wszystkie ewentualności, które mogą się zdarzyć w trakcie trwania umowy. Większość możliwych do przewidzenia sytuacji powinna znaleźć odzwierciedlenie w zapisach umowy. - W trakcie negocjacji należy wziąć pod uwagę i przewidzieć wszystkie ewentualności, które mogą się zdarzyć w trakcie trwania umowy - radzi Andrzej Brochocki. Dlatego w przypadku negocjowania umowy najmu powierzchni w planowanym projekcie biurowym warto pamiętać o tym, że oddanie budynku może się opóźnić, co może narazić najemcę na straty finansowe.

Planując najem powierzchni biurowej bierzemy pod uwagę głównie trzy czynniki: lokalizację, standard budynku i cenę najmu. Wzorcowe umowy najmu lokali w biurowcach dokładanie regulują prawa i obowiązki oraz odpowiedzialność najemcy i wynajmującego. Najem może być zawarty na czas nieokreślony lub określony. 

Co powinna zawierać dobra umowa najmu?

Przede wszystkim musi określać przedmiot najmu, czyli powierzchnia biurowa i udział w powierzchniach wspólnych. Ten zapis stanowi punkt do określenia obliczenia wysokości czynszu (w PLN lub w EURO). W umowie musi pojawić się zapis co wchodzi w skład opłat eksploatacyjnych, np. sprzątanie, ochrona, strzyżenie trawników itp. Dodatkowo musi pojawić się dokładny opis lokalu z określeniem położenia w danym budynku, numer księgi wieczystej i działki, na której jest położony. Powszechną praktyką jest wprowadzoną przez wynajmujących jest zobowiązanie najemców do dostarczenia im gwarancji bankowej, kaucji czy gwarancji spółki macierzystej. Zwykle wysokość zabezpieczenia odpowiada równowartości jednomiesięcznego czynszu i opłat eksploatacyjnych.

Podpisując umowę należy pamiętać, że czynsz i opłaty eksploatacyjne podlegają corocznej indeksacji na podstawie wartości ustalonego wskaźnika wzrostu cen. Od stron umowy zależy wybór wskaźnika. W praktyce najczęściej stosowanym jest zharmonizowany wskaźnik cen konsumpcyjnych (Harmonised Indices of Consumer Prices (HICPs)).